سالن کنفرانس حول محور سخنرانی ها، کنفرانس ها و سخنرانان اصلی ساخته شده است. چه در حال معرفی مشتریان باشیم و چه با همکاران همکاری کنیم، سالن کنفرانس جایی است که در آن اتفاقات بزرگ صورت می گیرد. کارمندان می توانند بدون حواس پرتی فکر کنند و فروش های بزرگ توسط همسایگان پر سر و صدا از بین نمی رود. هدف برقراری ارتباط موثر است، باید مطمئن شوید که همه می توانند شما را به وضوح ببینند و بشنوند. همه چیز در مورد فضا باید آرام و تمیز و عاری از حواس پرتی باشد. این مکانی است که همه ما برای رسیدن به یک هدف مشترک گرد هم می آییم، بنابراین باید با توجهی که شایسته آن است با آن رفتار کنیم.
اگر تصمیم گرفته اید مسیر بازسازی یا طراحی سالن کنفرانس خود را طی کنید، ممکن است از خود بپرسید “سالن کنفرانس خوب چگونه است؟” سالن کنفرانس به اندازه سادگی با توجه به جزئیات هم تعریف می شود. طراحی سالن باید به اندازه کافی زیبا باشد تا راحت و جالب باشد، اما به همان اندازه باید، ساده باشد که کسانی که از اتاق استفاده می کنند بتوانند به راحتی ارائه ها و محصولات را استفاده کنند.
اول از همه، مطمئن شوید که هر کاری که انجام می دهید متناسب با فضا باشد. تناسب فضا را با استفاده از پرده نمایش بزرگ، تلویزیون بزرگ یا سیستم صوت با قدرت زیاد بر هم نریزید. سیستم صوت مناسب با فضا تهیه کنید تا به گوش ها آسیب نرساند. مانیتورهای کوچک تصاویر را بدون کیفیت و متن ها را شاید به خوبی نمایش ندهند.
استفاده از دیوار آکوستیک امکان بهره بری بیشتر از سیسم صوت سالن کنفرانس، را برای شما به همراه دارد. دیوار پوش سالن کنفرانس، از بازتاب صدا، انتقال صدا به بیرون و بلعکس جلوگیری می کند. سازه های آکوستیک مخصوص سقف و کفپوش سالن کنفرانس از گزینه های دیگه برای طراحی سالن کنفرانس با بهترین کاربری را دارد.
سالن کنفرانس، جایی است که ایدهها و معاملات صورت می گیرند و شما برای تسهیل این فرآیند پول زیادی را در فناوری سرمایهگذاری کردهاید. اکنون وقت آن است که مطمئن شوید آکوستیک سالن کنفرانس، به شما کمک می کند. مانند بسیاری از پیشرفت ها، هر چه زودتر شروع کنید بهتر است. قرار دادن عناصر صوتی صحیح، در هنگام ساختن فضای کنفرانس می تواند به شما کمک کند تا با کیفیت صدای بالا برای جلسات حضوری و مجازی خود آماده باشید.
تجهیز مجدد سالن جلسه یا سالن همایش، سالن آمفی تئاتر، استودیو، اتاق مدیریت یا مکان هایی که به سکوت نیاز دارد و اتاق های صنعتی که سرو صدای زیادی ایجاد می کند،با استفاده از موارد آکوستیک گفته شده راهحلی برای بهبود بازخورد کمتر صدا و بهبود تجربه جلسه و کار، در نهایت نتیجه فعالیت های شما است. اگر برای بهبود کیفیت صدای اتاق جلسه به کمک نیاز دارید، کارشناسان simasot.com می توانند در این زمینه به شما مشاوره بدهند. سیما صوت ایرانیان در زمینه مشاوره، طراحی و اجرا سالن کنفرانس فعالیت دارد و با استفاده از بهترین متریال ها و متد های روز دنیا در دسته بهترین های طراحی سالن کنفرانس و همایش قرار دارد.
سالن کنفرانس با استفاده از تکنولوژی روز به سمت سیستم های IT و کنترل مرکزی روی آورده است. از جمله مسائل مهمی که در ساختار یک سالن کنفرانس در نظر گرفته می شود، مواردی مانند مستند سازی ،کنترل مرکزی ، سهولت عملکرد و قابلیت ارتباط با نقاط فیزیکی دیگر را می توان نام برد. استفاده از سیستم کنفرانس بدون سیم و تجهیزات کنفرانس مجهز به سیستم NDI این امکان را فراهم میکند که از طریق فضای ابری با سایر شرکت کنندگان در جلسه در ارتباط باشید. سیستم ویدئو کنفرانس بهترین انتخاب برای طراحی یک سالن مدرن به شمار می رود. برای راه اندازی سالن ویدئو کنفرانس باید تجهیزات مدرن و پیشرفته تری از سیستم کنفرانس های قدیمی داشته باشید.
سیستم پخش تصویر سالن کنفرانس بر حسب اندازه سالن کنفرانس و کاربرد آن در نظر گرفته می شوند. سیستم پرده نمایش ویدئو پروژکتور (Video Projector) و مانیتور (Plasma/LCD Display) از انواع سیستم نمایش در سالن کنفرانس به شمار می آیند. برای سالن کنفرانس متوسط تا بزرگ سیستم ویدئو پروژکتور (Data Projector) و مانیتور سیستم پخش تصویر (Plasma/LCD Display)؛ برای سالن کنفرانس کوچک مورد استفاده است. با توجه به نوع کاربری و ابعاد سالن می توانید از اسمارت برد (اشتراک گذاری مالتی مدیا) و تلویزیون WALLLED استفاده نمایید. توسط سیستم پخش سالن کنفرانس، تصاویر و مطالب به اشتراک گذاشته شده روی مانیتور و پرده نمایش قابل مشاهده هستند.
سیستم ضبط و پخش تصویر VCR برای پخش تصاویر از طریق نوارهای VHS و سیستم DVD/DVR/VCD PLAYER برای پخش تصاویر از طریق لوح های فشرده استفاده می شود. این امکانات تمامی بسترهای سیستم تصویری معمول را پوشش می دهد ، اگرچه استفاده از سیستم های VCR هر روز کمرنگ تر شده و سیستم های لوح فشرده ( HD/DVD/CD ) مورد استفاده بیشتری دارند ، ولی امکان نمایش تصویر از هر دو طریق بخصوص در سالن های آمفی تئاتر توصیه می شود .
سیستم پخش تصویر سالن کنفرانس شامل موارد ذیل است:
1.خروجی پورت RGB کامپیوترهای Laptop به پورت VSB
2. سیستم ویدئو کنفرانس
این سوالی است که در ابتدا با آن روبرو خواهیم بود. مانیتوریینگ در معنای عام یعنی نمایش انواع داده ها بر روی یک صفحه نمایش (مانیتور). اما آنچه برای مانیتورینگ در یک جلسه نیاز داریم مانیتور کنفرانس است. مانیتور کنفرانس را به صورت خلاصه می توان به این صورت تعریف کرد: یک صفحه نمایش مناسب بر روی میز جلسات جهت نمایش داده ها و گزارش ها از طریق یک ارتباط ویدئویی و صوتی دوسویه. از طریق مانیتور کنفرانس میتوانید به راحتی جلسات خود را مدیریت و یک جلسه مفید و بهینه را برای شرکت و سازمان خود برگزار کنید. موارد و فاکتورهای متعددی برای انتخاب یک مانیتور کنفرانس وجود دارد که برای تجهیز یک سالن کنفرانس باید به آن ها توجه کرد. از جمله محیط سالن کنفرانس، کاربری آن، کیفیت صوت و تصویر و سایر فاکتورهای دیگر. حال این سوال مطرح می شود که به طور کلی مزایای استفاده از مانیتور کنفرانس چیست؟ نحوه انتخاب یک مانیتور کنفرانس چگونه است؟
سیستم کنفرانس برای بهتر شدن صدای مجری و یا مهمانان حاضر در یک جلسه مورداستفاده قرار میگیرد. تجهیزات سالن کنفرانس شامل: میکروفن کنفرانس، سیستم صوت جانبی کنفرانس، سیستم ضبط و پخش تصویر، دوربین اتوترک و تلویزیون وال الایدی هستند. از دکوراسیون سالن کنفرانس و طراحی سهبعدی قبل از طراحی سالن کنفرانس انتخاب بهتری برای شما به همراه دارد.
اولین قدم در زمان طراحی سالن کنفرانس، مشاوره با طراح سالن و تهیه نقشه های اولیه برای تجهیز و راه اندازی سالن است. برای سالن های بزرگ مانند آمفی تئاتر و سالن همایش از سیستم های صوت حرفه ای مانند لاین اری استفاده میشود که این مورد توسط تیم طراحی سیستم صوت و از طریق نرم افزارهای مخصوص این کار بررسی و بهترین نوع چیدمان و کاربردی ترین بلندگو برای شما انتخاب خواهدشد. بعد از تایید نقشه های اولیه در مرحله دوم طراحی سه بعدی سالن کنفرانس و نمایش جزئیات سالن به کارفرما انجام میشود. در مرحله سوم و بعد از تایید طرحهای ارائه شده از سمت کارافرما، پروژه به دست تیم نصب واگذار شده و مجموعه شما راه اندازی میشود. از مهم ترین موارد طراحی سالن کنفرانس، گارانتی و خدمات پس از فروش محصولات است. که این مورد هم توسط تیم طراح و حرفه ای سیما صوت ایرانیان انجام می شود.
اصلی ترین نوع میکروفون که در سالن کنفرانس استفاده می شود، میکروفن رومیزی گردن غازی یا Goose Neck هستند. میکروفن کنفرانس Goose Neck در اندازه های مختلف ساخته می شود که عموما این اندازه بین ۲۵ الی ۴۵ سانت می باشد. در بعضی از محصولات این ابعاد متغیر می باشد. در بالا ترین نقطه این میکروفن، کپسول میکروفن تعبيه شده که این کپسول با یک نویز گیر پوشیده شده است و قادر به جذب صدای سخنران می باشد. لازم به ذکر می باشد که سیستم کنفرانس بنا به نیاز سالن و تعداد شرکت کنندگان نصب و راه اندازی می شود و میکروفن کنفرانس به صورت سری به یکدیگر متصل و در نهایت به مرکز کنترل و یا منبع تغذيه سیستم کنفرانس متصل می شود. مرکز کنترل در دستگاه فوق دستگاهی است که میکروفن کنفرانس به آن متصل و تغذیه می شوند مرکز کنترل قابلیت های متفاوتی در مدیریت صوت سالن کنفرانس را دارد. کنسول کنفرانس جهت دریافت صدای سخنران تعبیه شده است. کیفیت این قطعه از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا صدایی که در سالن پخش می شود انعکاس صدای ورودی است و هرچه صدایی که گرفته می شود رساتر بوده و کیفیت بالاتری داشته باشد، صدایی که در سالن کنفرانس شنیده می شود نیز مفهوم و یکنواخت خواهد بود.
سیستم صوت جانبی سالن کنفرانس که صدای سالن را تامین می کند به دو دسته تقسیم می شود. سیستم صوت برای پخش بهتر صدا و برای دریافت صدا در سالن کنفرانس/ سالن همایش استفاده می شود. از طریق بلندگو نصب شده در سالن کنفرانس/ سالن همایش صدا پخش می شود و میکروفون کنفرانس برای دریافت صدا است.
این سیستم ها باید کاملاً از همدیگر تفکیک شده باشند تا مسئله Echoing ( پژواک-نویز- فیدبک ) در سالن بوجود نیاید . صوت مربوط به سیستم های DVD/DVR/VCD PLAYER ، رایانه، VCR Player،Cassette Player و میکروفون بی سیم یقه ای یا میکروفن دستی پس از اتصال به میکسر؛ به آمپلی فایر منتقل شده و از طریق بلندگو پخش می شود. برخی از این سیستم ها به صورت Mono ، برخی به صورت Stereo و برخی دیگر به صورت کاربری جدید dts ( Digital Surround System ) هستند که برای داشتن صدا، آمپلی فایر باید قابلیت پخش موارد بالا را داشته باشد.-امروزه اکثر شرکت ها لوح های فشرده خود را با قابلیت پخش dts ارائه می دهند تا تاثیر بازاریابی مورد نظر را اعمال کنند.
ضبط صدا برای مستند سازی بر روی سیستم نوار کاست ، DVR و یا VHS انجام می گیرد. مستند سازی صوتی و تصویری به طور کامل به صورت ایندکس شده با قابلیت بیش از 300 ساعت ضبط بر روی هارد دیسکت انجام می گیرد.
باتوجه به تنوع بالا در بلندگو سیستم کنفرانس میتوان گفت که دست طراحان سالن کنفرانس در این امر کاملاً باز گذاشته شده تا بتوانند بهترین سیستم صوتی سالن کنفرانس بر اساس تعداد افراد، متراژ، احجامی که صدا را میشکنند و نوع گفتار و پخش صدا در محیط (سخنرانی، پخش موزیک و فیلم) مشخص نمایند. بلندگوهای دکوراتیو از جمله، سیستم صوت جانبی به شمار میآیند. بلندگو دیواری و بلندگو سقفی (توسط بستهای مخصوص یا استفاده از باکس به محل وصل می شوند) و صدا بهخوبی در فضا پخش خواهد شد. در اسپیکر سقفی پخش صدا از بالا بهصورت قیفی، امکان شنیدهشدن صدا در بهترین حالت را فراهم میکند. اما اگر ارتفاع سقف سالن کنفرانس بلند بود میتوانیم از اسپیکر دیواری برای سیستم صوتی جانبی کنفرانس استفاده کنیم. بلندگو دیواری بسته به متراژ سالن میتوانند بزرگ یا کوچک انتخاب شوند که مسئله توسط متخصصان و طراح سالن کنفرانس بررسی و اعمال میشود. دیوارهای شکسته و وجود میز و صندلی در سالن کنفرانس صدای جاری در محیط را شکسته و امکان رسیدن کامل صدا به انتها سالن نخواهد بود در این موارد از سیستم صوت کنفرانس در چهارگوشه سالن استفاده میکنیم. متخصصین صدا، شرکت سیما صوت ایرانیان با بررسی دقیق توسط نرمافزارهای خاص تعداد بلندگو و مقدار وات لازم برای سالن کنفرانس شما را تشخیص خواهند داد. استفاده از بلندگو حرفه ای و یا لاین اری از محصولات مورداستفاده در سالن کنفرانس های بزرگ هستند. ساب ووفر دسته دیگری از بلندگو های پخش صدای بیس یا پایین است. این محصول بیشتر برای اجرای صوت در آمفیتئاتر، سینما، هیئت و مراکز بزرگ مورداستفاده است. در این مراکز از موزیک هم در کنار مراسم سخنرانی یا زمان پخش موسیقی فیلم استفاده میشود.
کنفرانس ویدئویی در حال تبدیل شدن به یک روش ارتباطی قابل دوام برای مشاغل کوچک و بزرگ است، اما درک دقیق مزایا و معایب آن بسیار مهم است. کنفرانس ویدئویی روشی برای ارتباط است که از وب برای اتصال گروهی از افراد، از طریق ویدیو و صوت زنده استفاده می کند. کنفرانس ویدئویی با کمک نرمافزارها و خدمات کنفرانس ویدیویی مانند FreeConferenceCall.com، join.me یا GoToMeeting برگزار میشوند.
ویدئو کنفرانس یک فناوری آنلاین است که به کاربران در مکانهای مختلف اجازه میدهد تا بدون نیاز به جابجایی، جلسات را به صورت رو در رو برگزار کنند. این فناوری به ویژه برای کاربران تجاری در شهرهای مختلف یا حتی کشورهای مختلف مناسب است زیرا باعث صرفه جویی در زمان، هزینه ها و دردسرهای مرتبط با سفرهای کاری می شود. موارد استفاده از ویدئو کنفرانس شامل برگزاری جلسات روتین، مذاکره در مورد معاملات تجاری و مصاحبه با نامزدهای شغلی است.
سیستم ویدئو کنفرانس شامل دوربین، میکروفن ، سیستم ارسال تصاویر رایانه و CODEC می باشد. با استفاده از این سیستم می توان امکانات ذیل را مهیا کرد.
-ایجاد ویدئو کنفرانس به صورت زنده با نقاط فیزیکی دیگر تا چند نقطه به صورت همزمان
-امکان ارسال صوت، تصویر و نمایشگر رایانه، به صورت همزمان
-امکان مستند سازی صوتی تصویری بدون نیاز به اپراتور
در سیستم اتوترکینگ زمانی که شرکت کننده برای صحبت کلید میکرفون خود را فشار دهد، دوربین ها به صورت خودکار به طرف او چرخیده و در این صورت نیازی به اپراتور نیست. خروجی سیستم به یکی از سیستم های VCR و یا DVD برای ضبط متصل می شوند. در زمان ویدئو کنفرانس تصاویر شرکت کنندگان را می توان بر روی نمایشگر نمایش داد. برای مثال ریاست جلسه می تواند بدون نیاز به حضور فیزیکی در یک جلسه از طریق ویدئو کنفرانس هم در جریان گفتمان جلسه قرار گیرد.
از طریق سیستم VSP یک شرکت کننده می تواند صفحه نمایش رایانه خود را از طریق نمایشگرِ سالن کنفرانس، به اشتراک بگذارد. انتخاب فرد نمایش دهنده توسط کلید هایی که برای همین منظور کارگذاری می شوند توسط ریاست جلسه انجام می گیرد .ریاست جلسه می تواند ایستگاه نمایش دهنده را مستقیماً، انتخاب کند . به این ترتیب جابجایی شرکت کنندگان برای نمایش تصویر رایانه ای لزومی ندارد و هر شرکت کننده از جایگاه خود می تواند تصویر و صوت رایانه را در سالن کنفرانس، نمایش دهد. در این سیستم ورودی Sound مربوط به صدای رایانه بوده و از بلندگوهای نصب شده درسالن پخش خواهد شد. صدای سخنگو نیز از طریق میکروفون کنفرانس پخش می شود. به این ترتیب قابلیت نمایش برنامه مالتی مدیا (Multi-Media) نیز موجود است. لازم به ذکر است این سیستم کاملاً سخت افزاری بوده و نیاز به هیچگونه نصب نرم فزار بر روی سیستم های رایانه ای شرکت کنندگان ندارد. برای برقراری سیستم LAN یک دستگاه سوئیچر مجزا که دارای تعداد پورت های کافی است، استفاده می شود. این سوئیچر در صورت نیاز، از طریق پورت های Uplink به شبکه اصلی متصل می شود تا امکان استفاده از شبکه و یا اینترنت داخلی سازمان را به شرکت کنندگان بدهد. سیستم VSP و LAN هر دو به همراه پریز برق در یک پانل مخصوص کارگزاری شده و معمولاً برای هر دو نفر شرکت کننده یک پانل در نظر گرفته می شود. برای اتصال به شبکه کافی است که پریز LAN موجود در همین پانل استفاده شود.
مسیر سیم کشی مورد نیاز برقراری اتصالات به سه قسمت تقسیم می شوند :
– مسیر سقفی؛ که شامل کابل های مربوط به بلندگو و نمایشگر است.
-مسیر کابل کشی کف؛ شامل کابل مربوط به سیستم Video Conference ، Audio Conference ،VSP ،LAN و برق است.
-مسیر کابل کشی،درون میز کنفرانس که از کف تغذیه می شوند.
مسیر سقفی و کفی باید قبل از عملیات دکوراتیو ایجاد شوند و میز کنفرانس نیز باید به گونه ای طراحی شده باشد که کابل های مورد نیاز را بتوان به راحتی عبور داد.