سالن کنفرانس شخصی یا اجاره سالن‌ کنفرانس

جهت تجهیز سالن کنفرانس شخصی یا اجاره سالن‌ کنفرانس -استفاده عمومی-؛ طراحی های متفاوت وعوامل زیادی دخیل هستند. اما مهم‌ترین آنها “نیاز شما” برای این مسئله است. ابتدا باید در نظر بگیریم کاربری این سالن کنفرانس و یا اتاق‌ جلسه برای چه موارد است. شما به‌عنوان مسئول قرارداد یک شرکت موظف به بررسی مسائلی همچون: ابعاد سالن همایش، تعداد صندلی‌های موجود، تعداد میکروفن، نوع سیستم کنفرانس (سیستم کنفرانس تصویری، سیستم کنفرانس صوتی) و البته زیبایی و آکوستیک بودن سالن همایش و سالن کنفرانس هستید.

برای برخی منابع امنیت سالن کنفرانس از اهمیت زیادی برخوردار است که در این مواقع از درب‌های ضد سرقت، کنسول کنفرانس‌ قفل‌دار یا کارتی، دوربین‌ ضبط تصویر با قفل، میکروفن‌هایی که دارای نویزهایی برای عدم شنود هستند استفاده می‌شود. هرکدام از این مسائل به‌خودی‌خود برای داشتن بهترین سالن کنفرانس اهمیت زیادی دارند. قوانین طراحی سالن‌هایی که برای سخنرانی و اجرای رویداد و جلسه هستند تقریباً شبیه به هم بوده که می‌توانید بر اساس نیاز شما تغییر نمایند. در پایان این مقاله به بهترین سالن کنفرانس بین المللی در سال 2020 نقل قول از ICCA می پردازیم.

طراحی سالن کنفرانس

از جمله نکاتی که در زمان طراحی سالن همایش و سالن کنفرانس باید به آن دقت نمایید، انعطاف‌پذیر بودن اتاق هست. به این منظور که در زمان استفاده از سالن اگر تعداد افراد شرکت‌کننده و میزها برابر نبود، قابلیت جابه‌جایی در این سالن وجود داشته باشد. ممکن است تعداد مهمان‌ها برای شروع جلسه کمتر از تعداد صندلی‌های موجود در سالن باشد بهتر است صندلی‌ها را به کناره دیوارها منتقل کنید تا از زیبایی سالن شما کم نشود.

البته ممکن است سالن شما برای خدمت به چند مهمان جدید مورداستفاده باشد، در این زمان باید بتوانید از صندلی‌های مدعوین که در کناره‌های سالن است؛ استفاده نمایید. استفاده از روکش‌های صندلی و جنس مصالح مرغوب مانند میز کنفرانس، صندلی کنفرانس، پرده‌های عایق صوت، دیوارپوش، موکت، تزئینات نور و سیستم کنفرانس به زیبایی سالن شما می‌افزاید.

همان‌طور که می‌دانید در مراسمات خاص و حرفه‌ای افراد به دنبال سالن‌هایی با بیشترین کاربرد و البته زیبا هستند تا علاوه بر حس آرامش حس زیباشناسی افراد را ترغیب نمایید. مطمئن باشید هر چه هارمونی رنگ‌های استفاده شده و ابزار به‌کاررفته در سالن بیشتر باشد بازخورد بهتری از سمت مقابل دریافت خواهید کرد.

با استفاده از افراد متخصص، محیطی که در آینده به‌عنوان منبع درآمد شما و یا سالن کنفرانس مخصوص به شما هست (اجاره سالن کنفرانس) را طراحی نمایید. گروه مهندسی سیما صوت ایرانیان با پیشینه‌ای قوی در این زمینه آماده کمک به شما عزیزان در زمینه: آموزش، طراحی، اجرا و خدمات پس از فروشو خرید تجهیزات سالن کنفرانس و سالن همایش هستند. اگر سالن اجتماعات شما برای اجاره‌ باشد یا سالن شخصی باید یکسری از مسائل برای انتخاب بهترین سالن همایش و کنفرانس را در نظر بگیرید.

تفاوت‌ سالن کنفرانس، سالن همایش و سالن اجتماعات

به‌صورت خلاصه می‌توان گفت: در سالن کنفرانس از سیستم‌ کنفرانس تصویری و صوتی برای داشتن تبادل اطلاعات بین چندین نفر حاضر در سالن و یا به‌صورت کنفرانس مجازی استفاده می‌شود. سالن‌ کنفرانس برای برنامه‌هایی کاملاً رسمی طراحی می‌شوند علاوه بر سیستم کنفرانس از سیستم ویدئو کنفرانس، ویدئو کال، سیستم کنفرانس بی‌سیم و سیستم صوت جانبی استفاده شود همه این موارد به کاربری سالن و نیاز کارفرما بستگی دارد.

سیستم کنفرانس سنهایزر Sennheiser و سیستم کنفرانس ایرانی آرتمن Artmen از جمله سیستم‌های صوتی مورد تأیید شرکت سیما صوت ایرانیان هست که برای یک سالن باقابلیت‌های فراوان کاربرد دارد. سالن کنفرانس کوچک یا سالن کنفرانس با ظرفیت چند صد نفر همگی در پروژه‌های سیما صوت ایرانیان موجود است که می‌توانید با مراجعه به قسمت پروژه به آنها دسترسی داشته باشید.

طراحی سالن همایش

در سالن همایش بیشتر تعداد سخنران‌ها محدود بوده و افراد بیشتری به گوش‌دادن مشغول هستند. در سالن‌ همایش از سیستم پیجینگ و یا میکروفن‌ کنفرانس به تعداد سخنرانان استفاده خواهد شد. همچنین این سالن‌ها مجهز به سیستم‌ صوتی جانبی برای پخش صدای بهتر و البته تصویر پخش سخنران هستند. برای پخش تصویر به دوربین برای ضبط و پرده نمایش یا WALL LED نیاز است. سالن همایش بیشتر برای مراسم‌های رسمی‌تری نسبت به سالن اجتماعات مورداستفاده هست. برای مثال می‌توان به سالن همایش یا آمفی‌تئاتر موجود در دانشگاه، مدرسه و سالن‌هایی که مخصوص به همایش است استفاده نمایید.

سالن اجتماعات با میکروفن، بلندگو، سیستم صوت جانبی و در صورت نیاز به سیستم ضبط و پخش تصویر تجهیز می‌شود. وقتی که افراد برای یک موضوع که به‌صورت اتفاقی پیش بیاید، تصمیم به گرفتن جلسه‌ای فوری می‌نمایند می‌توان از اتاق جلسات استفاده نمایند. ولی زمانی که برای یک موضوع خاص و مهم و البته از پیش تعیین شده اقدام به جمع‌آوری افراد می‌کنیم می‌توانیم از سالن کنفرانس استفاده نمایید. سالن‌ کنفرانس با ابعاد و تعداد صندلی‌های مختلف در سطح تهران موجود است درصورتی‌که بودجه کافی برای طراحی سالن خود را ندارید می‌توانید اقدام به اجاره سالن کنفرانس نمایید.

تجهیزات اتاق جلسه

اتاق‌ جلسه برای کارگاه‌های آموزشی، کنفرانس‌ شرکتی، جلسات سالانه، برنامه‌ تأمین مالی، جلسات ماهانه و موارد دیگر مناسب هستند. هر یک از این فضاها باید قابلیت تغییر و چیدمان موردنظر شما را داشته باشند. در بعضی موارد اتاق جلسات برای ارائه‌هایی با کیفت و شفاف به سیستم ویدئو کنفرانس مجهز می‌شوند. اتاق جلسات همان اتاق کنفرانس در ابعاد کوچک و البته با محیطی صمیمی‌تر است.

افراد یک شرکت برای انجام کارهای روزمره نیاز به مشورت و نظرسنجی در مورد موضوع‌های خاص دارند. اتاق جلسات برای هر شرکت از ملزومات است. برای تجهیز اتاق جلسه نیازی به موارد زیاد یا سیستم‌های حرفه و خاص نمی‌باشد. در این مورد می‌توانید قسمتی از شرکت را با استفاده از پارتیشن‌بندی برای تجمع حداقل 10 نفر آماده کنید. سبک بودن فضای اتاق جلسه و طراحی با استفاده از رنگ‌های گرم به تصمیم‌گیری‌های بهتر و کم‌شدن استرس‌های در حال کار می‌انجامد.

از لوازم صوتی موردنظر برای اتاق جلسه می‌توان به یک تلویزیون یا پروژکتور که مجهز به رابط‌های جمعی باشد اشاره نمود. با استفاده از وای‌فای یا بلوتوث به‌راحتی می‌توانید نظرات و افکار خود را با همکارانتان به اشتراک بگذارید و به پیشرفت مجموعه خود کمک بسزایی نمایید.

جلسات محرمانه در اتاق کنفرانس

در یک محیط اداری، اکثر تصمیم‌ها در بین چهار دیوار اتاق جلسه گرفته می‌شود. با پیشرفت علم و ایجاد فضاهای خلاقانه نسبت به دهه‌های قبلی، اتاق‌ ملاقات راحت طرف‌داران بیشتری پیدا کرده‌اند. اتاق جلسه اتاقی کوچک برای ارائه برنامه‌ریزی پروژه‌ها، ملاقات با مشتریان، انجام مصاحبه، انجام افکار خلاقانه کارمندان، یک کارگاه یا حل مسائل موردی مؤسسه شما است. اتاق‌ جلسه که برای نگهداری اطلاعات محرمانه در پشت درهای بسته طراحی شده‌اند، به طور خاص فضاهای ایده‌آلی برای مراقبت از کسب‌وکارهای حساس مانند ایده‌های نوآورانه، راه‌اندازی محصول جدید، تلاش‌های تغییر نام تجاری و سایر اطلاعات طبقه‌بندی شده هستند.

در زمان طراحی اتاق جلسه باید اطمینان حاصل شود که افراد می‌توانند در یک فضای اختصاصی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند که به آنها اجازه می‌دهد تا در جهت اهداف مشترک با یکدیگر همکاری کنند. از نظر آماری، 36 درصد زمان کار از اتاق‌ جلسات استفاده می‌شود. اتاق جلسه برای استفاده در طول روز ایدئال هستند. اتاق‌های روشن که بادقت تزئین شده‌اند، همچنین برای برنامه کنفرانس کوچک یا ناهار خصوصی مناسب هستند.

پذیرایی در زمان اجاره سالن کنفرانس

در زمان برگزاری یک جلسه، از تجهیزات سمعی و بصری پیشرفته گرفته تا خدمات پذیرایی و نوشیدنی، همگی باید تحت پوشش قرار بگیرند. شما و اعضای تیمتان در طول جلسه نیاز به پذیرایی دارید. این مسئله در زمان طراحی سالن همایش نیز مورد بررسی قرار می‌گیرد تا بتوانیم تجهیزات لازم برای پذیرایی از مهمان‌ها در نزدیک‌ترین مکان ممکن و البته به‌گونه‌ای که مواد اولیه آسیب نبینند و برای بهترین پذیرایی در سالن همایش آماده باشند.

تجهیزات لازم در زمان اجاره سالن کنفرانس یا سالن همایش

این فضاها باید مجهز به یک صفحه‌نمایش شفاف حتی در نور روز، وای‌فای پرسرعت و ظرفیت ضبط آسان رویدادهای شما، باشد.

• صفحه‌نمایش یا WALL LED یا پرده‌های نمایش (اتوماتیک، دستی)

• ضبط و پخش ویدئو، ویدئو کنفرانس، پخش آنلاین

• ضبط و پخش صدا، اجرای برنامه‌های زنده یا پخش مجدد

• نورپردازی، برای سالن‌ همایش یا آمفی‌ تئاتر

• میکروفون، هدست، میکروفن‌ بیسیم و باسیم برای مجری یا سخنران

• وای‌فای، انتقال اطلاعات به‌صورت آنلاین و در سیستم کنفرانس‌های مدرن برای ارتباط شبکه

• کنسول شرکت‌کننده، کنسول رئیس، کنسول‌ قفل‌دار و قابل اولویت‌بندی

• دکوراسیون و عایق‌بندی دیوارها و سقف

• موکت‌ ضدحریق

• صندلی اداری

• میز کنفرانس

• کمدها برای نگهداری اطلاعات

• رک برای نگهداری: آمپلی‌فایر، هارد، رکوردر، منبع تغذیه

• سیستم صوت جانبی، بلندگو دیواری، بلندگو سقفی، مانیتورینگ

• امکان پذیرایی: کمد برای نگهداری وسائل پذیرایی، یخچال، وسایل سرو

• یک مدیر رویداد برای نظارت بر جنبه‌های لجستیکی و فنی رویداد شما

• خدمات امنیتی

• موارد ثابت موردنیاز: لب تاب، نشانگرها و ابزارهایی برای یاد داشت‌ برداری، برق برای اتصال لب تاب‌های شخصی یا شارژ گوشی

در زمان طراحی سالن‌ کنفرانس باید مواردی که در بالا به آن اشاره شد توجه نمایید. البته بسته به نوع کاربری سالن همایش یا سالن کنفرانس دکوراسیون‌ها متغیر خواهد بود. بهتر است این اتاق‌ها دارای دیوارها و درب‌های عایق شده باشند تا صدا در دو طرف دیوار باقی‌مانده و منتقل نشود. در زمان برگزاری همایش و سمینار بهتر است از کارفرما در زمینه امنیتی بودن جلسات سؤال پرسیده شود و در صورت نیاز موارد امنیتی به سالن کنفرانس اضافه شود.

لیست سالن‌های کنفرانس در تهران بسیار زیاد بوده و شما به‌راحتی می‌توانید از طریق سایت‌های رزرو سالن کنفرانس اقدام به اجاره سالن کنفرانس نمایید. درصورتی‌که نیاز به طراحی سالن کنفرانس و همایش مخصوص به خود و شرایطی که فقط برای مجموعه شما باشد دارید می‌توانید با تیم حرفه طراحی ما با شماره 02188860021 یا شماره 09011950518 در تماس باشید.

در پایان می توان گفت: درآمد حاصله از اجاره سالن کنفرانس و همایش بسیار بالا بوده و اگر شما مدیریت مجموعه ای بزرگ را به عهده دارید، طراحی یک سالن کنفرانس شخصی بهترین گزینه پیش روی شما می باشد.

برترین سالن‌ کنفرانس برای ملاقات‌های بین‌المللی

سال 2020 به نقل از سایت ICCA

سالن کنفرانس بین‌ المللی در بوئنوس‌ آیرس

مرکز طلایی که میزبان کنفرانس های شرکتی برای تویوتا، فولکس‌واگن و نستله بوده است، دارای چندین سالن رقص است که می‌تواند حداکثر 2000 نفر را در خود جای دهد.هتل معروف Puerto Madero میزبان کنفرانس های بین المللی، هتل چهارستاره Melia Buenos Aires & Convention Center و هتل 224 اتاقه Madero، با 11 اتاق ضیافت و 6641 فوت مربع فضای رویداد است.

فضای ملاقات این هتل بوئنوس‌آیرس مکان مناسبی برای میزبانی رویداد بعدی شما با حداکثر 40 نفر است. بوئنوس‌آیرس در گزارش ICCA در سال 2016 از رتبه 26 با 82 دیدار به هفدهم با 103 دیدار صعود کرد.

پاریس بزرگ‌ترین شهر کنفرانس جهان و در صدر فهرست ICCA

مکان‌های زیادی برای برگزاری کنفرانس ها و همایش های متفاوت وجود دارد، از جمله 1000 مکان و 600 عضو تجاری دفتر کنوانسیون پاریس که ممکن است انتخاب افراد حرفه‌ای مشکل پسند باشد. پایتخت فرانسه همچنین دارای خطوط هوایی روزانه به بیش از 526 شهر در بیش از 136 کشور و هفت ایستگاه قطار است که پاریس را با قطار سریع‌السیر به بقیه اروپا متصل می‌کند.

پاریس به طور منظم توسط نظرسنجی‌های بین‌المللی مستقل به‌عنوان جذاب‌ترین و کاریزماتیک‌ترین مقصد جهان انتخاب می‌شود. راز جذابیت پاریس بدون شک به‌خاطر ظرفیت شگفت‌انگیز آن با ارائه زیرساخت‌های حرفه‌ای درجه یک در محیطی منحصربه‌فرد، ترکیبی از ظرافت، فرهنگ، تاریخ و مدرنیته است.میراث، هنر و رویدادهای برجسته‌ای که دائماً به‌روز می‌شوند و تصویر رمانتیک آن سالانه 32 میلیون گردشگر را به منطقه پاریس جذب می‌کند.

 پاریس همچنان بزرگ‌ترین شهر کنفرانس جهان و در صدر فهرست ICCA در سال 2018 باقی‌مانده است و رکورد 196 جلسه خود، در سال 2016 ، با 212 جلسه، در سال 2018 را شکست. این محبوبیت در تعداد هتل‌های لوکس جدید در شهر منعکس شده است. هتل دو لوور، بخشی از مجموعه‌ سالن کنفرانس، در سال 2019 با دکوراسیون کلاسیک فرانسوی افتتاح شد، درحالی‌که هتل‌های بول گاری قرار است امسال ملک جدیدی با 76 اتاق مهمان و طیف کاملی از امکانات لوکس افتتاح کند.

هتل Dusit Thani Laguna – سنگاپور

برای کسانی که به سازماندهی یک جلسه یا برگذاری سمینار بین المللی در سنگاپور فکر می‌کنند، هیچ نقطه شروعی بهتر از Travel Rave وجود ندارد. جشنواره سالانه تجارت سفر توسط هیئت گردشگری سنگاپور سازماندهی می‌شود و به برنامه‌ریزان اجازه می‌دهد فرصت‌های تجاری جدید را کشف کنند و گردشگری آسیا را جشن بگیرند. مرکز کنوانسیون و نمایشگاه بین‌المللی Suntec تحت بازسازی 147 میلیون دلاری قرار دارد.

مکس آتریا از نمایشگاه سنگاپور که در سال 2012 افتتاح شد، 136702 فوت مربع مساحت دارد و اولین محل برگزاری MICE در سنگاپور است که وضعیت – پلاتین مارک سبز – را از سوی اداره ساختمان و ساخت‌وساز دریافت نمود.

پارک رویال در پیکرینگ با 367 اتاق به‌خاطر هتلی مجلل در باغی زیبا تمایزی بزرگ با سایر سالن‌های همایش دارد. این شهر علاوه بر هدف خود برای تداوم رویدادها در سال جاری، پذیرای چندین هتل جدید از جمله هتل‌های جدید Ascott’s Citadines Balestier Singapore، Dusit Thani Laguna سنگاپور و Fraser Residence Orchard،بوده است.

انجمن بین‌المللی توکیو (TIF)- ژاپن

اگر فکر می‌کنید توکیو اکنون فوق اعاده خاص است، شاهد خواهیم بود شش سال بعد از میزبانی بازی‌های المپیک تابستانی تماشایی‌تر از این خواهد شد. پایتخت ژاپن در حال حاضر بیش از 96000 اتاق هتل دارد. انجمن بین‌المللی توکیو (TIF) بزرگ‌ترین مرکز کنفرانس بین‌المللی در بخش مرکزی شهر است که یک سالن تئاتر با 5012 صندلی و یک سالن نمایشگاهی 53819 فوت مربعی دارد.

شش سالن دارای سیستم‌هایی که می‌توانند حداکثر هشت زبان را تفسیر کنند. توکیو بیگ سایت، با برج دیدنی‌اش، دارای بزرگ‌ترین فضای نمایشگاهی ژاپن به مساحت 868217 فوت مربع است.

مرکز همایش های بین المللی پکن

دفتر کنوانسیون و بازدیدکنندگان پکن BCVB در سال 2012 توسط کمیسیون توسعه گردشگری شهرداری پکن راه‌اندازی شد تا به پایتخت چین کمک کند جلسات، رویدادها و کنوانسیون‌های بین‌المللی بیشتری را در مقیاس بزرگ‌تر کسب کند. صنعت MICE در چین، مانند اقتصاد این کشور، به سرعت در حال رشد است و ارزش تخمینی آن سالانه 150 میلیارد دلار است. مرکز همایش ملی چین CNCC به خوبی در قلب مجموعه بازی های المپیک شهر، در مجاورت هتل بزرگ CNCC با 420 اتاق و در کنار استادیوم ملی چین، جایی که مراسم افتتاحیه و اختتامیه بازی های تابستانی 2008 در آن برگزار شد، قرار گرفته است.

مرکز همایش های بین المللی پکن یکی از بزرگترین مکان های برگزاری جلسات چین است که دارای 50 سالن کنفرانس و اتاق جلسه است که شامل 823900 فوت مربع مساحت است. 222 اتاق Fairmont Beijing، واقع در منطقه تجاری مرکزی شهر، دارای یک تئاتر چند منظوره با 200 صندلی است.

پکن به تقویت زیرساخت های خود برای جلسات و صعود از نردبان محبوب ترین مقاصد جلسات بین المللی ادامه می دهد. بر اساس گزارش آماری ICCA در سال 2016 که توسط انجمن بین المللی کنگره و کنوانسیون تهیه شده است، پکن در سال 2016 میزبان 113 نشست بین المللی بود که در رتبه پانزدهم جهان قرار گرفت. در مقایسه، پکن در سال 2015 با 95 دیدار در رتبه نوزدهم قرار گرفت.

بازگشایی بزرگ دیزنی لند در شانگهای در 11 مه 2020 نشان داد که این کشور در حال نزدیک شدن به آمادگی برای میزبانی رویدادهای بزرگتر است، اگرچه سفرهای بین المللی همچنان محدود است. افتتاح بزرگترین و جدیدترین فرودگاه جهان، فرودگاه بین‌المللی داکسینگ پکن PKX در سپتامبر گذشته تنها می‌تواند به تقویت جایگاه پکن به عنوان یک مقصد برتر جلسات بین‌المللی کمک کند.

• پینترست
• اینستاگرم
• ایمیل
• لینکداین
• واتس‌اپ

جهت مشاوره، طراحی و اجرای سیستم کنفرانس با شماره 02188860021 تماس بگیرید.