افرادی که کار برنامهریزی کنفرانس ها و انتخاب محل برگزاری آنها را بر عهده دارند با توجه به موضوع کنفرانس و تیپ شخصیتی مدعوین به انتخاب سالن کنفرانس مناسب می پردازند. بنابراین ساختار و طراحی سالن کنفرانس از اهمیت بسیار زیادی برخوردار بوده و باعث محبوبیت و شهرت و آوازه آن سالن کنفرانس خواهد شد.
یکی از مباحثی که در طراحی سالن های کنفرانس توجه خاصی را طلب می کند نوع نورپردازی سالن کنفرانس است . طراحی دکوراسیون و نورپردازی سالن کنفرانس تاثیر بسیار زیادی بر نحوه ارائه مطالب و میزان تاثیرگذاری آنها دارد.
افزایش شهرت و نام نیک هتل ها و همچنین سالن های کنفرانس به طراحی و دکوراسیون سالن کنفرانس آنها بستگی دارد.
نوع بهره برداری از سالن کنفرانس در شرایط مختلف و بسته به موضوع مورد بحث متفاوت می باشد.
•گاهی بیشتر تمرکز جلسه بر روی بحث و گفتگو می باشد.
•گاهی موضوع جلسه بصورت اسلاید هایی در می آید که توسط ویدئو پروژکتور به نمایش گذاشته می شوند.
•گاهی تنها از بو رد ها و تصاویر نصب شده بر روی دیوار برای توضیح مطلب استفاده می شود.
در هر کدام از این شرایط نورپردازی سالن کنفرانس باید متفاوت و متناسب با نوع جلسه باشد تا تاثیر بیشتری روی افراد گذاشته و افراد با تمرکز بالاتری به مطالب ارائه شده توجه کنند.
در ادامه به چند مورد مهم در نورپردازی سالن کنفرانس اشاره می کنیم که هنگام طراحی سالن کنفرانس باید در نظر گرفته شوند :
آیا در این سالن کنفرانس قرار است از صفحه نمایش ویدوئو پروژکتور استفاده شود؟ ایا افراد قرار است از لپ تاپ یا تبلت های خود استفاده کنند؟
مهم است که نورپردازی سالن کنفرانس به نحوی باشد که صفحه پروژکتور یا دستگاه های هوشمند حاضران را تحت تاثیر قرار ندهد. مثلا بازتاب مستقیم نور در صفحه لپ تاپ می تواند برای چشم اذیت کننده باشد.
می توانید تعدادی سوئیچ تعبیه کنید که هر کدام از آن بخش کوچکی از نورپردازی سالن کنفرانس را کنترل کنند. به این ترتیب می توانید برای قسمت های مختلف سالن و همچنین رسیدن به میزان نور دلخواه، با استفاده از این سوئیچ ها میزان روشنایی را تعیین کنید. تعداد سوئیچ های کمتر به شما این امکان را می دهد که همه چراغ ها را به صورت همزمان تنظیم کنید.
امروزه می توان با پیاده سازی سیستم هوشمند و تعریف سناریوها این مسئله را مرتفع نمود.
اگر میزان نور خیلی کم باشد، می تواند در طول جلسه خواب آلودگی افراد را در پی داشته باشد. از طرف دیگر، اگر چراغ ها بیش از حد روشن باشند، باعث ایجاد حواس پرتی و بی قراری افراد می شود.
برای یادداشت برداری، خواندن یا سایر فعالیت ها، میزان نور مناسب را نیز در نظر بگیرید. همچنین توجه داشته باشید که افرادی که چشمانشان ضعیف است، ممکن است به روشنایی بیشتری نیاز داشته باشند.
بنابراین برخی از تست های میزان روشنایی سالن را با استفاده از تجهیزاتی مانند لوکس متر انجام دهید تا از روشنایی ایده آل قسمت های مختلف سالن کنفرانس اطمینان حاصل کنید.