10 مزیت سیستم ویدئو کنفرانس

کنفرانس ویدئویی در حال تبدیل شدن به یک روش ارتباطی قابل دوام برای مشاغل کوچک و بزرگ است، اما درک دقیق مزایا و معایب آن بسیار مهم است. در این مقاله به 10 مزیت سیستم ویدئو کنفرانس می پردازیم و در ادامه از معایب سیستم کنفرانس خواهیم گفت تا شما بتوانید به راحتی تصمیم برای خرید سیستم ویدئو کنفرانس اتخاذ نمایید. ویدئو کنفرانس چیست و چگونه کار می کند؟ به عبارت ساده: کنفرانس ویدئویی روشی برای ارتباط است که از وب برای اتصال گروهی از افراد، از طریق فید ویدیویی و صوتی زنده استفاده می کند. کنفرانس‌های ویدئویی با کمک نرم‌افزارها و خدمات کنفرانس ویدیویی مانند FreeConferenceCall.com، join.me یا GoToMeeting برگزار می‌شوند.

10 مزیت سیستم ویدئو کنفرانس:

1) صرفه جویی در زمان و هزینه.

2) قابل اتصال در هر زمان و مکان.

3) کارگران و دورکارها را گرد هم می آورد.

4) شخصی تر و جذاب تر از کنفرانس تلفنی

5) افزایش کارایی و بهره وری.

6) کاهش آلودگی هوا ( شیوه های تجاری سبزتر).

7) بهبود روابط.

8) تصمیم گیری سریعتر و مداخله به موقع.

9) کار مشترک و به اشتراک گذاری اسناد.

10) تماس ها و فرصت های منحصر به فرد.

مزایای ویدئو کنفرانس چیست؟

ویدئو کنفرانس مزایای فراوانی را برای مشاغل بسیاری ارائه می دهد. مادر این مقاله مزایا و معایب ویدئو کنفرانس و انواع کنفرانس های ویدئویی را بررسی خواهیم کرد.

بیایید نگاهی دقیق تر به مزایا سیستم کنفرانس بیندازیم:

1- صرفه جویی در زمان و هزینه

برای یک لحظه هزینه های مربوط به یک ملاقات سنتی را در نظر بگیرید. برای جلسه ای که شرکت کنندگان برای شرکت در آن باید سفر کنند، هزینه ها می تواند به سرعت افزایش یابد. حتی جلسات در دفتر می‌تواند مجموعه‌ای از هزینه‌ها را به همراه داشته باشد، از جمله زمان پرداختی که کارمندان برای تنظیم جلسه صرف می‌کنند و زمانی که برای دیر امدن مهمان ها صرف می شود. همه این هزینه‌ها به رقم های بزرگی می‌رسند: در مطالعه‌ای که در مجله اروپایی کار و فلسفه سازمانی منتشر شد، محققان چندین دانشگاه دریافتند که کسب‌ وکارها، سالانه حدود 37 میلیارد دلار را برای جلسات بی‌اثر هدر می‌دهند.

ویدئو کنفرانس برای بسیاری از شرکت‌ها به یک عامل نجات بخش تبدیل شده است. گران ترین مجموعه میکروفون، دوربین فیلم برداری و بلندگوها به اندازه سازماندهی یک جلسه کامل در محل، هزینه ندارند.سفر، هتل، محل برگزاری، وعده‌های غذایی – همه این چیزهای کوچک مبلغ بسیار زیادی را تشکیل می‌دهند. اگر این واقعیت را در نظر بگیرید که این جلسات در سال چندین بار انجام می گیرند و در بعضی موارد چندین بار درماه متوجه خواهید شد که چقدر هزینه های اضافی برای این مراسمات درنظرگرفته می شود. البته، با جلسات آنلاین، هنوزهم هزینه هایی وجود دارد.

ممکن است لازم باشد ابزارهای فنی مورد استفاده برای جلسات خود را به روز کنید. همه چیز خراب می شود و میکروفونی که در حال حاضر رده بالا محسوب می شود ممکن است تنها در عرض یک سال منسوخ شود. با این حال،هزینه پروازهای لغو شده و هتل هایی که رزرو می شوند از این مقدار بیشتر است. حداقل در مورد فناوری جدید خریداری شده، می توان گفت برخلاف بلیط هواپیما، می تواند چندین بار پس از ارتقاء استفاده شود.به عنوان مثال، اگر شما یک مربی آنلاین هستید که دوره های متعددی را در طول یک سال انجام می دهید، سرمایه گذاری در تجهیزات ویدئو کنفرانس برای شما بسیار سودمند است. حالا تصور کنید که در تمام طول سال به عنوان یک مربی کلاس های فیزیکی بوده و تمام هزینه هایی که صرف آن می شود را در نظر بگیرید.

2- قابل اتصال در هر زمان و مکان.

سفر برای شرکت در یک جلسه نه تنها پرهزینه است، بلکه می تواند بسیار ناخوشایند و سخت باشد. حتی اگر زمان سفر به 30 دقیقه کوتاه باشد، به ناچار زمان با ارزشی را که در غیر این صورت می تواند صرف انجام کارهای مهم یا آماده شدن برای جلسه شود، از بین می برد.

3- سیستم ویدئو کنفرانس حرفه ای کارگران و دورکارها را گرد هم می آورد.

برای کسب و کارهایی که کارمندان از راه دور و کارگران از راه دور را استخدام می کنند، مهم است که این کارمندان را به گونه ای دور هم جمع شوند و به جلسات حضوری متکی نباشد و به توانند با کمترین هزینه و چالش های رفت و آمدی به نیروهای خود دسترسی داشته و بتوانند امور را در دست داشته باشند.

(برای دیدن مزایای بیشتر؛ کارگران دورکار به مطلب شماره 7 مراجعه کنید.)

4- ویدئو کنفرانس به مراتب شخصی تر و جذاب تر از کنفرانس تلفنی

اگرچه کنفرانس هایی که از طریق تلفن انجام می شوند می توانند در بسیاری از موقعیت ها ارتباط موثری برقرار کنند، کنفرانس ویدیویی از این نظر منحصر به فرد است که به شرکت کنندگان اجازه می دهد زبان بدن یکدیگر را ببینند. مطالعات نشان داده است که ارتباط بین 55 تا 70 درصد مواقع به زبان بدن متکی است .

5- افزایش کارایی و بهره وری در سالن کنفرانس ویدئویی

با ترکیب مزیت های ویدئو کنفرانس مانند: کاهش هزینه های مالی و زمانی، افزایش ارتباط شخصی و عدم سفر، سطح کارایی و بهره وری بیشتری را از کارمندان شاهد خواهیم بود. دربرگذاری جلسات به صورت ویدئو کنفرانس، شرکت‌کنندگان بیشتر وقت خود را صرف شرکت در جلسه می‌کنند، منطقی است که کارایی و بهره‌وری بالا می‌رود.

6- کاهش آلودگی هوا

از آنجایی که اتخاذ شیوه های تجاری سبزتر می تواند باعث صرفه جویی در پول، جذب مصرف کنندگان و شهرت بیشتر شود. (البته علاوه بر کمک به محیط زیست)، شرکت های مدرن با توجه به اینکه حمل و نقل درصد بالایی از انتشار گازهای گلخانه ای کشور را تشکیل می دهد، از کنفرانس ویدیویی برای جلسات و همایش های خود استفاده می کنند.

7- بهبود روابط

کارمندان شاد تا 20 درصد بیشتر از کارکنان ناراضی بهره وری دارند و ناگفته نماند که هر کسب و کاری می تواند به افزایش بهره وری بپردازد. چه چیزی کارگران را خوشحال می کند؟ روابط مثبت در محل کار. 67 درصد از افراد می گویند داشتن دوستان در محیط اداری، کار را سرگرم کننده تر و لذت بخش تر می کند. از آنجایی که کنفرانس ویدئویی یک راه عالی برای ایجاد روابط حرفه ای با همکاران و مشتریان است، ارزش آن را دارد که کنفرانس ویدئویی را به عنوان ابزاری برای بهبود روابط در محل کار در نظر بگیرید، به ویژه برای کارمندان دور کار یا کارگران راه دور.

8- تصمیم گیری سریعتر و مداخله به موقع

انتظار می‌رود که بازار ویدیوی سازمانی ، که شامل ویدئو کنفرانس می‌شود، تا سال 2023 به 19.8 میلیارد دلار افزایش یابد. وقتی در نظر بگیرید که کنفرانس ویدیویی چقدر برای کسب‌وکارها مفید است، تعجب‌آور نیست. کسب‌ وکارها اکنون می‌توانند پروژه‌های حساس به زمان را با کارایی بیشتری هدایت کنند، زیرا دیگر نیازی به منتظر ماندن برای ایجاد تغییرات و اطلاع دیگران از به‌روزرسانی‌ها ندارند. همه کارمندان می توانند به طور مداوم از طریق ابزارهای ویدئو کنفرانس با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. کنفرانس ویدئویی نیز برای شهرت شرکت سودمند است، زیرا اجازه می دهد تا مدیران کنترل خسارت را در زمان واقعی تا جلسه بعدی انجام دهند.

سرعت تساعدی در استفاده از سیستم کنفرانس ویدئویی در سال 2022 به بعد

با گسترش و همگیری کرونا در سال 2021، بیشتر جلسات، همایش اداری و دیدارهای خانوادگی به صورت ویدئوکنفرانس صورت می گرفت. همین استفاده مداوم و همیشگی، برندهای کنفرانس ویدئویی تجاری مانند زووم را وارد بازار نمود. ( اپلیکیشن ZOOM برترین برنامه ویدئو کنفرانس در 2021 می باشد که متاسفانه در ایران قابل دسترس نیست). بعد از پایان این بیماری همه گیر استفاده از ویدئو کنفراس هرگز منسوخ نخواهد شد. زیرا نیاز به ویژگی هایی مانند اشتراک گذاری فایل ها/ صفحه نمایش، ویرایش فایل در لحظه، تماس های تصویری راه دور، برگذاری جلسات و بیشتر باعث پیشرفت برنامه های ویدئو کنفرانس خواهد شد.غول های کنفرانس ویدئویی مانند زوم، سیسکو WebEx و Skype for Business در این چند سال بهترین دوران خود را پشت سر گذاشته وبرنامه هایی کاربردی و بدون نقص را در اختیار ما قرار داده اند.

سیستم ویدئو کنفرانس و ارتباط بهتر بین افراد

9- کار مشترک و به اشتراک گذاری اسناد

امروزه بسیاری از کسب و کارها دفاتری در سرتاسر جهان دارند که با هم روی پروژه ها کار می کنند. تجهیزات ویدئو کنفرانس مانند اسمارت برد ، اشتراک‌گذاری صفحه و کنترل از راه دور قطعاً می‌توانند همکاری در چنین پروژه‌هایی را تسهیل کنند. کنفرانس ویدیویی این امکان را فراهم می‌کند: که کار کردن همزمان روی یک فایل بسیار سریعتر از اصلاحات جداگانه هر فرد انجام شود. کارمندان شما می‌توانند فایل‌ها را در لحظه تغییر داده و به‌روزرسانی کنند، بدون اینکه منتظر بمانند تا شخصی نظرات یا تحقیقات اش را در جلسات بعدی ارائه دهد. کنفرانس ویدئویی همچنین برای دانش‌آموزان بسیار مفید است، زیرا آنها اغلب روی گزارش آزمایشگاه یا خلاصه پروژه با هم کار می‌کنند.

10 – تماس ها و فرصت های منحصر به فرد

ویدئو کنفرانس به شرکت ها اجازه می دهد تا با مشاغل در سراسر جهان همکاری کنند. دیگر نیازی به صرف هفته ها وقت ارزشمند، برای سفر به یک مکان خاص برای مذاکره با سایر شرکتها نیست. تنها چیزی که نیاز دارید یک پلت فرم ویدیو کنفرانس قابل اعتماد و برخی تجهیزات اولیه است. دانشجویان برای تحصیل در دانشگاه رویایی خود نیازی به پشت سر گذاشتن کل زندگی خود ندارند. آنها اکنون می توانند به لطف پلتفرم های ویدئو کنفرانس این کار را به صورت آنلاین انجام دهند . یادگیری مهارت های منحصر به فرد و قرار گرفتن در معرض فرهنگ ها و عقاید مختلف بدون صرف هزینه برای سفر امکان پذیر است. این امر به ویژه برای دانش‌آموزان از مکان‌هایی که دسترسی محدودی به آموزش دارند بسیار مهم است. در این راستا، ویدئو کنفرانس کارکرد بشردوستانه لازم را انجام می دهد. امکانات سالن ویدئو کنفرانس واقعا بی پایان هستند.

معایب ویدئو کنفرانس چیست؟ و چگونه آن را بر طرف نماییم؟

مانند هر شکل دیگر ارتباط، ویدئو کنفرانس نیز دارای معایب منحصر به فرد خود است. برخی از اشکالات عبارتند از:

نیاز شرکت کنندگان به سطح پایه سواد فناوری: اگرچه شرکت در یک کنفرانس ویدیویی مطمئناً به اندازه سایر وظایف از نظر فناوری پیشرفته نیست، اما همچنان مستلزم آن است که شرکت کنندگان پایه دانش فنی داشته باشند.

کمتر از یک جلسه حضوری شخصی و خصوصی می باشد: در حالی که کنفرانس ویدئویی معمولاً شخصی تر از کنفرانسی است که از طریق تلفن انجام می شود، اما این پتانسیل را دارد که ارتباط کمتری نسبت به ملاقات حضوری داشته باشد، به خصوص اگر برخی از کارمندان شرکت ، فعالیتی برای حضور در جلسات از خود نشان ندهند.

مانند هر شکل دیگر ارتباط، ویدئو کنفرانس نیز دارای معایب منحصر به فرد خود است. برخی از اشکالات عبارتند از:

نیاز شرکت کنندگان به سطح پایه سواد فناوری: اگرچه شرکت در یک کنفرانس ویدیویی مطمئناً به اندازه سایر وظایف از نظر فناوری پیشرفته نیست، اما همچنان مستلزم آن است که شرکت کنندگان پایه دانش فنی داشته باشند.

کمتر از یک جلسه حضوری شخصی و خصوصی می باشد: در حالی که کنفرانس ویدئویی معمولاً شخصی تر از کنفرانسی است که از طریق تلفن انجام می شود، اما این پتانسیل را دارد که ارتباط کمتری نسبت به ملاقات حضوری داشته باشد، به خصوص اگر برخی از کارمندان شرکت ، فعالیتی برای حضور در جلسات از خود نشان ندهند.

ناپایداری شبکه و تاخیر زمانی

یک مشکل رایج در کنفرانس ویدیویی ناپایداری شبکه و تاخیر زمانی است. این ارتباط ممکن است همیشه کامل نباشد و گاهی منجر به انتقال تصویر تار و از بین رفتن نشانه‌های بصری مهم می‌شود. گاهی اوقات ممکن است حتی صدای سایر شرکت کنندگان شنیده نشود که در بهترین حالت آزاردهنده و در بدترین حالت شکست معامله تجاری تان را به همراه دارد. به عنوان مثال، اگر یک جلسه مهم با مشتری یا شریک احتمالی برگزار می کنید، آخرین چیزی که می خواهید این است که در نیمه راه خود یا در میانه یک مذاکره ارتباط قطع شود. این می تواند منجر به ناامیدی از سوی مشتری شود، که هرگز بهترین شرط برای داشتن یک بحث معنادار نیست.

علاوه بر این، حتی با اتصال کامل، تاخیر زمانی اجتناب ناپذیر است. به همین دلیل مهم است که قوانین کنفرانس ویدیویی را از قبل تنظیم کنید. به عنوان مثال، فقط یک نفر باید در یک زمان صحبت کند.

احتمال مشکلات فنی: یک کنفرانس ویدیویی موفق به چندین اتصال اینترنتی پایدار و پرسرعت، همچنین چندین کامپیوتر، وب کم و میکروفون با عملکرد مناسب متکی است. این تعداد با مسائل زیادی متغیر است. با دانستن این موضوع، پیش بینی اینکه چگونه یک کنفرانس ویدئویی به دلایل مشکلات فنی به تاخیر بیفتد یا منحرف شود، غیر ممکن نیست.

استرس بیشتر و سازماندهی کمتر

توانایی تماس با هر کسی در هر مکان و در هر زمان یک جنبه تاریک دارد که اغلب نادیده گرفته می شود. وقتی مردم می‌دانند که می‌توانند هر زمان که بخواهند یک کنفرانس ویدیویی راه‌اندازی کنند، آمادگی کمتری برای آن نسبت به یک جلسه حضوری دارند.در نتیجه، کارمندان ممکن است مجبور شوند در کنفرانس‌هایی خارج از ساعات کاری خود بنشینند و سعی کنند آشفتگی‌هایی را که می‌توانستند با سازماندهی بیشتر از آن جلوگیری کنند، پاک کنند.

برای جلوگیری از این سناریو، مدیران باید زیردستان خود را زیر نظر داشته باشند و مطمئن شوند که آنها با کنفرانس های ویدئویی به همان اندازه جلسات معمولی جدی برخورد می کنند. شرکت ها همچنین باید مرزهایی را در مورد اینکه چه زمانی می توان با کارکنان خارج از ساعات کاری آنها تماس گرفت تعیین کنند.

چه نرم افزارها و خدمات کنفرانس ویدئویی موجود است؟

با گشت وگذار در موتورهای جستجو، تعداد بی شماری از نرم افزارها و خدمات کنفرانس ویدیویی را می توان دید. با این حال، تعداد بسیار کمی از مجموعه ها،ویژگی ها را به صورت رایگان ارائه می دهند.

در حالی که برترین سرویس ها و نرم افزارهای کنفرانس ویدئویی بسیاری از ویژگی های مشابه را دارند، یافتن برنامه واقعاً رایگان می تواند دشوار باشد. هنگام مقایسه مزایا و معایب ویدئو کنفرانس، مزایا به طور کلی بیشتر از معایب آن است. برای بسیاری از مشاغل، ویدئو کنفرانس می تواند راهی کم هزینه (یا حتی رایگان) برای گرد هم آوردن افراد، افزایش بهره وری و صرفه جویی در هزینه باشد.

هزینه خرید ویدئو کنفرانس

برای تهیه سیستم کنفرانس عالی نیازمند نیرو های مجرب و کار آزموده هستید که بتوانند به شما در این مسئله مشاوره صحیح را ارائه دهند.سیما صوت ایرانیان با سابقه درخشان در مشاوره، طراحی و اجرا سیستم های کنفرانس آمادگی لازم برای اجرای سیستم ویدئو کنفرانس متناسب با نیاز کسب و کار شما و البته با کمترین قیمت ویدئو کنفرانس را دارد. اکنون که مزایا و معایب ویدئو کنفرانس را بررسی کرده‌ایم، می‌توانید تصمیم درستی در مورد استفاده از آن در تحصیل، شغل یا سایر زمینه‌ها بگیرید. اگر پلتفرم کنفرانس ویدیویی را انتخاب کنید، که قابل اعتماد، استفاده آسان و دارای ویژگی های با کیفیت برای همکاری بهتر باشد، میتوانید بسیاری از این معایب را کاهش دهید و جلساتی پر بار و با کیفیت ایجاد نمایید.

جهت مشاوره، طراحی و اجرای سیستم کنفرانس با شماره 02188860021 تماس بگیرید.

• Pinterest
• Instagram
• Mail
• LinkedIn
• WhatsApp